Som en del av webbprojektet har en ny sökpolicy tagits fram för Göteborgs universitet. Sökpolicyn beskriver universitets målsättningar med webbsök på kort och lång sikt. Till exempel går det i dokumentet att läsa att universitet ska införa en förbättrad, utökad och mer flexibel sökfunktion samt en mer sökdriven webb. Mer om sökpolicyn och dess innebörd kan du läsa om här i vårt senaste blogginlägg.
Vad är en sökpolicy?
Policyn beskriver syftet, behovet, målet, intressenterna samt effekten och nyttan med sökfunktionen på gu.se.
Sökpolicyn ska ses som del av de dokument som styr och vägleder universitets webb- IT- och kommunikationsarbete. I första hand universitetets webbpolicy, webbriktlinjer och kommunikationsstrategi men även IT-strategi och den övergripande visionen; Vision 2020.
Vad innehåller den?
Sökpolicyn innehåller inriktning för hur den gemensamma sökfunktionen ska fungera i förhållande till Göteborgs universitets webbplatser och underliggande system.
Dessutom redogör policyn för hur webbsidor ska märkas och anpassas för att kunna hittas. För kontinuiteten i arbetet kravställs dessutom hur söktjänsten ska förvaltas.
”En av målsättningarna med webbprojektet är att öka användningen av den egna söktjänsten, för att våra besökare på ett enkelt sätt kunna hitta rätt information vid rätt tidpunkt.”
Varför behöver universitetet en sökpolicy?
En av målsättningarna med webbprojektet är att öka användningen av den egna söktjänsten, för att våra besökare på ett enkelt sätt kunna hitta rätt information vid rätt tidpunkt. Ett ytterligare syfte är att succesivt införa en mer sökdriven webbplats, vilket innebär att man ersätter mycket navigation, dropdown-menyer, formulär etc. med en sökruta.
Sökfunktionen ska dessutom fungera som stöd vid beslut och underlätta så att användaren inte tar felaktiga beslut på grund av att inaktuell information hittas och presenteras av söktjänsten. Som stöd för detta måste söktjänsten utvärderas löpande med hjälp av sökordsanalys och besöksstatistik.
Hur påverkar det mig som redaktör av webbinformation?
Som redaktör har du ett ansvar för att informationen du publicerar kan hittas av både den interna söktjänsten men även Google och andra sökmotorer. Du behöver därför testa om sidan hittas med hjälp av söktjänsterna och i förekommande fall åtgärda om sidan inte hittas (till exempel genom att märka informationen med relevanta sökbegrepp innan den publiceras).
När du arbetar i det nya CMS-verktyget kommer viss information att vara förifylld, som metadata, men som redaktör kan du med enkla medel dessutom påverka ”hittbarheten” av sidorna. Detta kommer att vara en del av redaktörsutbildningen.
Livscykelhantering – Gallring av information
En annan viktig aspekt i sökpolicyn är att all information på gu.se är relevant och tillförlitlig. Förutom att ansvara för informationen publiceras kommer det därför att läggas större vikt vid att inaktuell information också avpubliceras. Risken är annars att besökare tar fel beslut baserat på inaktuell eller felaktig information. Beroende på vilken typ av information det gäller kommer sidor att ha olika ”bäst före datum”. Som publicerande redaktör kommer du att få ett meddelande när denna tidpunkt närmar sig. Om du inte svarar eller om du godkänner avpubliceringen kommer sidan att avpubliceras eller arkiveras.
Förvaltning av söktjänsten
Som en avslutning men nog så viktig del beskriver sökpolicyn hur söktjänsten ska utvecklas och förvaltas av universitetet. För att sökfunktionen ska fungera som ett verktyg för universitetets alla målgrupper måste det kort sagt finnas personella resurser, budget för utveckling samt ett flertal kompetenser inom den egna organisationen för att upprätthålla kvalitén i ett längre perspektiv.
Har du frågor om Sökpolicyn, kontakta undertecknad: