Till alla redaktörer som någon gång bett CMS-supporten om hjälp. Hur skulle ni vilja att de här lite tråkiga automatiska utskicken ska formuleras gällande ”ditt ärende är stängt”? Själv tycker jag att de blir lite kalla och avvisande och skulle gärna försöka få in lite mer öppenhet i dem.
I praktiken handlar det om att vi har en lång lista med ärenden i systemet STIG. Och en del fall är det enkelt att avsluta ett ärende, för det är tydligt att beställaren är nöjd och skickar själv ett mail i stil med ”lösningen fungerar, tack för hjälpen”. Då är det bara att stänga utan något speciellt utskick.
Men i de fallen där vi erbjudit en lösning utan att få svar så hamnar ärendet någonstans mellan att vara öppet och stängt. Det är sannolikt löst, men beställaren har inte godkänt lösningen. Lite som med en vanlig mail-korg önskar jag sortera bort de ärenden som inte längre behöver min hjälp.
– Hur formulerar man sig då på bästa sätt? 2020 skriver så här i sina utskick:
Ditt ärende är avslutat och kommer att stängas.
Om du har invändningar eller synpunkter på lösningen kan du svara på detta brev inom fem dagar, vilket gör att ärendet återöppnas.
Med vänliga hälsningar,
Förnamn Efternamn
Jag tänker mig något i stil med detta:
– – – – – Information – – – – –
Jag tar mig friheten att stänga detta ärende till CMS-supporten.
Om du skickar ett mailsvar inom 5 dagar så hålls det öppet/aktivt. Det går också att ringa in i efterhand om en önskar att öppna ett stängt ärende.
/ Förnamn Efternamn
– Har du något förslag på hur man gör detta till ett trevligare mail att mottaga när ens ärende blivit avslutat utan att en själv har sagt sista ordet?
