Författare: Malin Carlgren

Webbarbetet under hösten

Höstterminen är här och i webbutvecklingsprojektet har utbildningarna i studentrekrytering dragit igång.  Redaktionella utbildningar för lättredaktörer och webbredaktörer kommer ske i  september – oktober. I november  är det äntligen dags för redaktörer att få utbildning i Drupal och därefter få tillgång till att arbeta i verktyget.

Utbildningar i Drupal

Utbildningen i Drupal kommer att ges online via Canvas vilket innebär att du kan genomföra utbildningen i den takt som passar dig vid egen dator. Upplägget kommer att bestå av instruktionsfilmer och övningsuppgifter . Du kommer att genomföra utbildningen i en särskild kurswebbplats. Du kommer även att få besvara frågor kopplade till utbildningen.

Efter genomförd utbildning kommer du att få behörighet i Drupal och kunna börja ditt arbete med de nya webbsidorna.

Drupal, en första version

Den första versionen av Drupal kommer att kompletteras under våren 2020 och även senare. Du som redaktör kommer därför behöva fokusera på de innehållstyper som är färdigutvecklade, som till exempel informationssidor eller så kallade genomgångssidor med bildpuffar. Viss funktionalitet och vissa innehållstyper, som till exempel formulär och kalenderinlägg måste tyvärr vänta till våren nästa år.

Programmerarna arbetar för fullt med att utveckla för gu.se och det kommer successivt under våren läggas till mer funktionalitet.

Drupalstugor

Projektet kommer att erbjuda Drupalstugor under våren 2020. Det blir ett extra stöd för dig som är redaktör där du kan få hjälp direkt på plats.

Prioritering av arbetet

Att skapa innehåll och bygga webbsidor kommer ta mycket tid för redaktörer och det kommer att vara en arbetsam period fram till lanseringen i juni 2020. Många redaktörer arbetar med webbsidor både på den externa webbplatsen och i portalerna och behöver därför prioritera sin arbetstid. Vår rekommendation är därför att fokusera på arbetet i Drupal och inte bygga några nya statiska webbsidor på den externa webbplatsen i InfoGlue, om det inte är absolut nödvändigt. Det viktiga under det kommande året är att se till att informationen är aktuell och uppdaterad.

Arbetet med den nya webbplatsen i Drupal påverkar även Studentportalen och Medarbetarportalen. Om ni behöver bygga nya sidor i portalerna är det viktigt att ni undersöker behov och utgår från analyser. Då InfoGlue ska sluta användas även för portalerna på längre sikt är det klokt att fokusera på att förvalta de sidor ni redan har och säkerställa att informationen är aktuell och korrekt. Dra inte igång några stora utvecklingsprojekt om det inte är absolut nödvändigt. Om ni behöver skapa ny information så fokusera på att skapa bra innehåll, som även kan fungera på framtida plattformar, framför att lägga tid på att bygga avancerade sidor i InfoGlue.

Frågor?

Hör gärna av er till webbprojektet@gu.se med era frågor och funderingar

Plan för redaktionellt arbete och lansering

Nu är det ungefär ett år kvar till lansering av den nya webbplatsen i Drupal. Ett år går fort och det kommer det att vara ett intensivt år med att skapa innehåll och bygga nya webbsidor.

Lanseringen i juni 2020 kommer att innefatta de verksamheter som är en del av den gemensamma webbplatsen, det vill säga fakulteter, institutioner och centrumbildningar.

För att kunna planera arbetet fram till lanseringen kommer här en översiktlig plan för aktiviteter/händelser inom projektet. Planen är preliminär och kommer att uppdateras och bli mer detaljerad ju närmare lansering vi kommer.

Utbildning

Under året som gått har ca 180 personer genomgått den redaktionella utbildning för webbredaktörer och lättredaktörer. Några har även hunnit gå en utbildning speciellt inriktad på studentrekrytering. För de personer som är anmälda som redaktörer i den framtida redaktörsorganisationen och ännu inte gått utbildning kommer det att finnas möjlighet att gå dessa utbildningar i september – oktober. I oktober kommer det också att bli en verktygsutbildning i Akeneo PIM för de som ska arbeta med utbildningsinformation till potentiella studenter. I november kommer webbredaktörer utbildas i publiceringsverktyget Drupal. Webbredaktörerna kommer bygga upp strukturen för webbytorna innan lättredaktörerna kommer gå utbildningen i början av 2020.

Läs mer om tidsplanen:

medarbetarportalen.gu.se/projekt-process/aktuellaprojekt/webbutveckling/internutbildning-och-innehall/tidsplan

Prioriterat innehåll

Även om det dröjer innan det går att skapa innehåll i våra nya verktyg är det bra att redan nu börja arbeta med innehållet. Det finns prototyper och beskrivningar av sidor på: medarbetarportalen.gu.se/projekt-process/aktuella-projekt/webbutveckling/ny-extern-webbplats/design-och-sidmallar

Vissa webbplatser har väldigt mycket innehåll och det är därför bra att redan nu identifiera vilket innehåll som är viktigast på er webbplats och som måste finnas på plats vid lansering. Besöksstatistiken kan fungera som stöd för prioriteringen. Innehållet på nuvarande webbplatser kommer att finnas kvar tillgängligt för redaktörer i Infoglue ett halvår efter lanseringen.

Förslag till prioritering av innehåll:

  • Utbildningsinformation. Våra kurs- och programsidor är våra mest besöka sidor och viktiga för rekrytering av studenter. Eftersom redaktörerna kommer att få tillgång till PIM-systemet innan Drupal är det bra börja med dessa. Redan nu/inom kort finns regler för kurs- och programsidor som gör det möjligt att komma igång med skrivandet så att det är klart när redaktörerna får tillgång till PIM-systemet. Se mer detaljerad information för prioritering inom utbildningsinformation: publicera.blogg.gu.se/webbprojektet-utbildningsinformation-pa-nya-gu-se
  • Kortversioner för forskningsprojekt och forskargrupper. Se till att skapa en kort beskrivning av projektet eller gruppen. Utförligare beskrivningar av projekt kan skapas efterhand.
  • ”Lokal information” om forskarutbildning och fakultetens ämnen.
  • Innehåll till startsida för webbyta (kortfattad beskrivning av verksamheten kontaktinformation och bilder)
  • Innehåll till sidor som beskriver verksamheten t.ex. ”forskning” och ”om oss”.
  • Förbereda innehåll till personsidor för forskare, se mer information nedan.

Kontaktinformation för person och organisation

Kontakt är en viktig funktion på vår nya webb och varje sida kommer att ha en kontaktruta till innehållsansvarig. Tanken är att kontaktinformation för personer ska hämtas från vår person- och organisationskatalog. Hur detta ska göras rent tekniskt är ännu inte klart eftersom det pågår ett annat projekt för en ny katalog.

Kopplingen till person- och organisationskatalogen kommer också användas för att skapa personsidor för forskare och övrig personal. Dessa sidor ska inte skapas upp manuellt av redaktörer, utan kommer som idag att genereras från person- och organisationskatalogen. Det är därför bra att förbereda innehållet på sidorna, men innehållet kommer kunna läggas in först när funktionaliteten är på plats, troligen först under våren 2020. Vi återkommer med mer information om detta.

Migrering av nyheter

Nyheter är den enda innehållstypen som kommer att flyttas över automatiskt från Infoglue. Migreringen kommer preliminärt att ske under april-maj. Det är ännu inte klart hur långt tillbaka i tiden som vi kommer flytta över nyheter och webbredaktören kommer också få göra ett urval av nyheter. Mer information kommer i höst.

Stopp för produktion i Drupal

Ett par veckor innan lanseringen kommer all produktion att stoppas för att stabilisera miljöerna. Under den perioden kommer det inte vara möjligt för redaktörer att arbeta i Drupal och PIM.

Lansering juni 2020

I juni planeras lansering av den gemensamma externa webbplatsen där fakulteter,  institutioner och centrumbildningar ingår. Vid lanseringen behöver det viktigaste innehållet finnas på plats. Innehållet kan sedan fortsätta att byggas ut/förbättras.

Verksamheter som har behov av en egen webbplats med särskild profilering eller flera avsändare kommer att lanseras i ett andra steg efter den gemensamma webbplatsen. Vi återkommer med tidsplan för detta.

Frågor om projektet?

Har du frågor eller funderingar kring webbprojektet är du välkommen att höra av dig till webbprojektet@gu.se