Vem ska du kontakta för frågor om Medarbetarportalen och Studentportalen?

Medarbetarportalen och Studentportalen har fått många nya redaktörer eftersom institutioner och fakulteter flyttat in sin information till medarbetare respektive studenter till portalerna. Med detta blogginlägg vill vi förtydliga hur du som redaktör kan kontakta kommunikationsenheten för support och stöd samt informera om förändringar i tjänster kopplade till portalerna.

 

När ska jag kontakta CMS-supporten för frågor rörande portalerna?
Alla frågor av teknisk karaktär eller där du behöver hjälp med att göra något i InfoGlue eller närliggande system är vad vi kallar supportärenden och ska gå via CMS-supporten.

Exempel på vanliga supportfrågor som rör Medarbetarportalen eller Studentportalen:

  • Du försöker göra något i InfoGlue som inte funkar
  • Du behöver support för att byta grundmall på en sida
  • Du behöver support för att ge en redaktör behörighet till någon av portalerna i InfoGlue
  • Du behöver support rörande behörigheter för besökare (låsa/låsa upp en sida för inloggade besökare, en viss personalgrupp etc)
  • Du vill ha tillgång till, eller behöver support i, SiteImprove eller GoogleAnalytics
  • Varför syns inte denna sida bland sökresultaten?

 

När ska jag kontakta portalernas funktionsadresser?
Studentportalen och Medarbetarportalen har funktionsbrevlådor med adresserna studentportal@gu.se respektive medarbetarportalen@gu.se som du kan kontakta vid frågor av mer redaktionell karaktär.

Exempel på vanliga frågor av mer redaktionell karaktär:

  • Jag har en nyhet som jag vill ska synas på startsidan. Kan ni länka in den?
  • Min verksamhet har information som borde ligga i Student- eller Medarbetarportalen – vart borde den placeras och hur går jag tillväga?
  • Vi ska bygga om våra sidor – är det något speciellt vi ska tänka på?
  • Jag hittar inte det jag letar efter – hjälp!

 

Varför ska jag kontakta funktionsadresserna istället för huvudredaktören direkt? Jag vet ju att John är ansvarig!
Vi är flera på kommunikationsenheten som jobbar med portalerna. John Edström är fortfarande huvudansvarig för båda kanalerna men flera medarbetare arbetar med portalerna när det t.ex. gäller nyhetsflödet på Medarbetarportalen, behörigheter till SiteImprove och Google Analytics. Dessutom bevakas alltid funktionsbrevlådorna oavsett vem som är ansvarig och eventuellt upptagen eller frånvarande.

 

Är det så noga vilken kontaktväg jag väljer?
Det underlättar arbetet på kommunikationsenheten och du får hjälp snabbare eftersom du inte behöver vänta på att ärendet ska skickas vidare till rätt person. Men självklart skickar vi vidare ärenden som ska till någon annan!

 

Minskat stöd i redaktionella frågor på Medarbetarportalen
Under det kommande halvåret kommer kommunikationsenheten inte kunna erbjuda samma stöd i redaktionella frågor rörande Medarbetarportalen som tidigare gjorts. Det beror på att ansvarig huvudredaktör (John Edström) kommer var uppbunden i en förstudie rörande flytt av Studentportalen. Förstudien ska ta fram en plan för hur och när Studentportalen ska lämna InfoGlue. Förstudien ska precis påbörjas, mer information kommer under projektets gång.

Du kan och ska självklart fortsätta kontakta oss när du behöver stöd och vägledning men kan inte förvänta samma omfattning av stöd som tidigare.

Vi kommer fortfarande stötta i övergripande frågor som rör struktur, principfrågor och placering av information.

Vi kommer under perioden inte ha möjlighet att ge stöd i detaljfrågor som rör utformning av enskilda strukturer eller sidor.

Ny kurs- och programinformation i webbprojektet

Det här är det första i en serie av blogginlägg som beskriver den nya digitala kurs- och programkatalogen som vi skapar som en del av webbutvecklingsprojektet.

Statusuppdatering från delprojektet Kurser och program

Vi har arbetat mycket med att undersöka vilka behov besökare (presumtiva studenter), redaktörer och studievägledare har av en digital katalog. Under våren 2018 har vi gjort grunden för designen av de olika sidtyperna som behövs: kurssida, programsida, utbildningsområdessida, ämnessida och sök.

Parallellt har vi jobbat med att undersöka och planera hur tekniken bakom webbsidorna ska fungera. Även här har vi kommit ganska långt: i förra veckan beslutade styrgruppen för projektet att vi ska bygga upp utbildningssidorna med hjälp av ett verktyg som heter Akeneo PIM.

Animerad designskiss programsida

De viktigaste förändringarna

Från användarundersökningar vet vi att besökare som kommer till vår webbplats vill kunna gå till ett enda ställe och hitta all information de letar efter. Det här behovet har högst prioritet och har varit grunden för det nya konceptet.

All kurs- och programinformation på samma ställe: gu.se –Detta är en anpassning till det allra tydligaste behovet undersökningarna har visat, mer om det snart. De centrala utbildningssidorna har ca 1 miljon besökare varje år. I och med att vi flyttar dit vårt befintliga material, som idag finns på institutions- och fakultetswebbplatser, kommer det få mycket större synlighet.

Akeneo PIM blir vårt nya verktyg – Vi tar in ett nytt redaktionellt system som webbredaktörer, biträdande webbredaktörer, lättredaktörer och innehållsägare kommer arbeta med. Verktyget tar hand om stora delar av kurs- och programinformationen som idag finns i Infoglue. Istället för att flytta in den i Drupal ska den alltså flyttas in i Akeneo PIM. Det gäller studentintervjuer, längre beskrivningar, översikter etc. Gubas Tillfälle finns kvar som källsystem med den ”hårda” informationen, t.ex. behörighetskrav.

Webbredaktörer har ansvar för kurs- och programbeskrivningar – Detta är på samma sätt som vi i den rollen har ansvar för all annan information på webben. Kurs- och programinformationen hanteras ju i flera system men ansvaret för webbsidorna följer presentationen. Och där hör ju t.ex. utbildningsinformation och kurs- och programinformation ihop.

Nytt koncept för kurs- och programinformation– Viktiga delar i det nya konceptet är bild och film, detta ges stort utrymme i det nya konceptet, men är aldrig tvingande. En nyhet i konceptet är att vi ska skapa översiktssidor för utbildningsområden (före detta intresseområdena) och för ett urval av ämnen. Dessa nya sidor ska vara till hjälp för de som är tidigt i sin valprocess och de som har behov av överblick över utbudet. Konceptet ska vi såklart återkomma till!

Möjligheter med nya verktyg – Akeneo PIM och Drupal ersätter dagens teknik. Vi slipper de allvarliga problem som vi haft idag och vi som redaktörer får också nya möjligheter: skapa färdiga listor/sökresultat som går att länka direkt till, stöd i att kontrollera kvalitet på kurs- och programinformation, överblick över hela utbudet och inte minst att samla allt kommunikationsmaterial om en utbildning på samma ställe.

Designskiss utbildningsområde

Detta kommer du som webbredaktör behöva göra

För att skapa sidor som de på bilderna behöver vi samla ihop all information som idag är utspridd på flera olika webbplatser och slå ihop den.Och det arbete vi idag lägger på utbildningsinformation på institutions- och fakultetswebbar ska vi istället lägga på arbetet med att tillsammans skapa den bästa utbildningswebben. Praktiskt behöver vi sammanfoga de här två delarna:

  • Den gemensam katalogen, ”Gubas-informationen”.
    Finns idag på utbildning.gu.se/kurser
  • ”Lokala webbplatser”, utbildningsinformation och studentrekryteringsmaterial (översikter, inspiration, studentporträtt, studiegång, filmer, bilder, osv).
    Finns idag på institutions- och fakultetswebbar.

Vi tänker oss att innehållsarbetet på institutioner och fakulteter sker i trefaser:

Fas1 – Inventera
Med utgångspunkt i det nya konceptet behöver varje institution göra en inventering av befintligt kommunikationsmaterial. Samma frågor behöver ställas för både svenska och engelska presentationer.

  • Vilka olika beskrivningstexter används idag?
  • Vilket bild- och filmmaterial används?
  • Vilka intervjuer finns och hur gamla är de?
  • Vilka behov finns att beskriva utbildningen, t.ex. rekommenderad studiegång, del av ämne, yrke eller karriär?

Fas 2 – Komplettera
Efter inventeringen behöver vi skriva om – och skapa nya – texter, bilder och filmer innan det kan sättas ihop till en enda stor presentation på gu.se. Detta behöver göras innan det är dags att arbeta i Drupal och Akeneo PIM. Till er hjälp kommer vi att ha innehållsstugor som kommer att hållas i början av 2019.

Fas 3 – Producera
När förberedelserna är färdiga och vi har tillgång till verktygen är det dags att börja bygga upp nya sidor i Drupal och Akeneo PIM. För att få tillgång till Akeneo PIM behöver webbredaktörer, biträdande webbredaktörer och lättredaktörer gå utbildningar i verktyget under 2019.

 

Pontus Sundén är delprojektledare för Kurser och program.
Kerstin Eiman är utbildningsredaktör för gu.se på kommunikationsenheten.
 
De som arbetar och har arbetat med att skapa den bästa möjliga kurs- och programinformationen är bland andra Carin Bjarch, Johan Planmo, Annika Lindqvist, Magnus Nielsen, Martina Sjövind, Ricardo Berrio, Malin Lindholm och Jenny Wilde. Kontakta oss gärna med frågor.